Una comunitat de veïns ha de complir amb la llei orgànica de protecció de dades de caràcter personal? Si ens aturem amb deteniment a analitzar la frase, la resposta sembla força òbvia. La comunitat gestiona dades personals? Sí, és clar. Doncs és ara, quan de mica en mica està creixent la preocupació per atendre aquesta obligació. No és un només una percepció pròpia, és que la mateixa Agència Espanyola de Protecció de Dades ha hagut de publicar un document específic a modus de guia que s’anomena “Protecció de dades i administració de finques” perquè reconeix que el tractament de dades personals en l’àmbit de les comunitats de veïns està sent un dels motius de consulta més freqüents a l’agència.
S’agraeix el suport, és una peça més dins l’engranatge per facilitar i fomentar el compliment de la normativa de protecció de dades. I és que, com diem sempre, cal començar per la pedagogia. Quan expliques que el tractament de dades no és exclusiu de grans empreses i que ni tan sols és qüestió d’empreses, n’hi ha experts en aixecar murs d’excuses i intents de fugida de les seves responsabilitats. Com en altres casos, quan ja només és algú concret qui t’explica i et recomana certes actuacions perquè estàs utilitzant informació personal i cal estar coberts legalment per fer-ho; quan el tema està al carrer i un dia per una notícia, altre per una conversa, t’hi veus reflectit en aquell cas... quan s’editen documents d’ajudar per complir amb aquestes obligacions com cal, llavors és quan a molts s’adonen que potser sí que cal fer les coses ben fetes i evitar possibles maldecaps.
El moment de l’actuació de l’AEPD és important perquè, per una banda, recull l’aplicació pràctica de la normativa de protecció de dades vigent, però per altra, incorpora referències al Reglament General de Protecció de Dades, el qual serà aplicable a partir del 25 de maig de 2018 a tots els països de la Unió Europea. És a dir, cal fer els deures amb antelació per arribar al dia de l’examen amb la feina feta.
Què cal tenir en compte per part dels administradors de finques, que gestionen el 80% del parc total d’habitatges a Espanya? Primer de tot, qüestions generals com conèixer els conceptes bàsics, la inscripció de fitxers i el futur registre d’activitats, la forma d’organitzar les relacions entre la comunitat de propietaris i l‘administrador o les obligacions principals de les parts. I, d’altra banda, estar preparat per les típiques situacions que sovint es viuen en comunitats de veïns i que afecten la privacitat de les persones, com la gestió d’informació sobre propietaris amb pagaments pendents (publicació al taulell d’avisos de la finca de la identitat dels propietaris deutors i/o de les quotes vençudes i impagades), l’accés i obtenció de còpies de la documentació de la comunitat, els requisits per a la instal·lació de càmeres de videovigilància o el tractament de dades d’empleats. Cap dubte de si la LOPD aplica a una comunitat, oi?