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Backup: el bote salvavidas de la información

Para aquellos que todavía no lo sabéis, ¡nos hemos trasladado! El equipo Windat crece, y con él, las necesidades de espacio. Todo ello ha supuesto un mudanza, y los que tenéis experiencia en ello sabréis que es un buen momento para hacer limpieza, y a su vez, para tener más cuidado que nunca de todo aquello que realmente queremos conservar.

Cuando se trata de hacer el traslado de una oficina, entra en juego un elemento vital: los datos. Ordenadores, archivadores, carpetas, teléfonos de empresa... Todo ello repleto de datos personales que estamos obligados a cuidar y preservar.

Entre idas y venidas cargando cajas, ¿cuáles serían las consecuencias de haber perdido uno de nuestros ordenadores? Pues la desaparición de toda la información contenida: cartera de clientes, tarifas, proyectos, conocimiento comercial, propiedad intelectual... ¿Damos la importancia que tiene a la protección de esta información? ¿Sabemos cómo protegerla y preservarla?

La palabra mágica es backup, o copia de seguridad, y es el bote salvavidas de los datos y la información: nos asegura que, en caso de desastre, disponemos de una copia de toda la información de nuestra empresa. Nos da tranquilidad.

Obviamente, no se vale a copiarlo todo de vez en cuando en un dispositivo externo y listos. Tanto si ya tenéis por costumbre hacer backups, como si no habéis hecho nunca pero sabéis que lo deberíais hacer, es necesario que tengáis en cuenta tres aspectos:

1.- Identificar la información que queremos salvaguardar: distinguir qué información es crítica y cuál no, o qué es obligado de guardar por ley, a fin y efecto de optimizar el tiempo y el espacio que invertimos en realizar la copia.

2.- Establecer la manera como haremos el backup: escoger la periodicidad y el sistema de copia según el ritmo de actualización de los datos.

3.- Elegir el soporte más adecuado (y fiable) para hacer las copias (coste, fiabilidad, tasa de transferencia y capacidad). Utilizar soportes actualizados y en buen estado, controlando su ubicación y vida útil, quién tiene acceso a ellos, y borrando los datos o destruyéndolos al final de su vida útil.

Si estos aspectos básicos del backup los acompañamos de un sistema de buenas prácticas y comportamientos, conseguiremos una mejor efectividad de todo el proceso:

  • Almacenar la información cifrada (antes de hacer la copia si se trata de información confidencial o guardada en la nube).
  • Establecer un sistema de verificación de las copias de seguridad para asegurar que éstas funcionan correctamente.
  • Encontrar el compromiso entre frecuencia de copia, variación de los datos y coste de almacenaje.
  • Determinar el tiempo de conservación de los backups.
  • Guardar siempre una copia fuera de la compañía y no tener backups con datos personales en casa.

El trabajo bien hecho es como un buen traslado: te quedas con aquello imprescindible y esencial para que todo continúe rodando, y la preservación es una máxima para la supervivencia.

Guarda a buen recaudo aquello que es vital para la continuidad de tu empresa.